بخشنامه هاي ثبتي – بند 89 :
الف:مداخله و مباشرت دفاتراسناد رسمي در تهيه وتنظيم قولنامه عادي خلاف شئون سردفتري و ممنوع است.
ب:درمواردي كه طرفين قولنامه عادي يا مدارك ديگري ميان خود شرط كرده باشند كه درموعد معيين سند معامله آنان دردفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه درموعد مقرر درآن دفتربه ثبت نرسد، به درخواست كتبي ذينفع به صدور گواهي از طرف سردفتر درزمينه علت عدم انجام معامله در نمونه اي كه به ضميمه اين بخشنامه صادر مي شود بلامانع خواهد بود .
نظر به اين كه با توجه به مدارك ابرازي از طرف ……. مقرربوده است كه سند …….. حاكي از(انتقال قطعي ،اجاره،صلح )ملك پلاك …….. واقع در …….با شرايط مذكوردرآن مدارك درتاريخ …… دراين دفترخانه به ثبت برسد از آنجا كه سند مذكوربه علت (علت بطورصريح ودقيق نوشته شود) تا آخر وقت اداري،روز ……. ثبت نشده است به تقاضاي آقاي / خانم …….. وبراساس دستورشماره …….. اين گواهي ازطرف اينجانب …….. سردفتر/ كفيل دفترتنظيم وبه نامبرده تسليم گرديد.سردفتر/ كفيل دفتر مهروامضاء
توجه کامل داشته باشید که در هنگام مراجعه به دفاتر مشاور املاک , این دفاتر دقت لازم در تحریر مبایعه نامه تنظیمی معمول داشته و بدون قلم خوردگی و اشتباه هم به شماره دفتر خانه ای که مقرراست سند رسمی در آن دفترتنظیم گردد اشاره کرده وهم به تاریخ مراجعه متعاملین توجه کامل گردد چون این دو مورد از مواردی است در صورت عدم صحت یا قلم خوردگی یا هر گونه شبهه باعث عدم صدور گواهی فوق از طرف دفاتر اسناد رسمی خواهد کردید
ابتدا باید توجه داشته باشیم که گواهی مذکور می تواند به دو شکل ذیل صادر گردد
1 – از طرف خریدار وبا حضور ایشان در دفتر اسناد رسمی علیه فروشنده اخذ گردد.
2 – از طرف فروشنده وباحضور ایشان در دفتر اسناد رسمی علیه خریدار اخذ گردد.
مدارک مورد نیاز خریدار
– قولنامه(رسمی یا عادی) ممضي به امضاء متعاملين
– مدارک شناسایی ( شناسنامه وکارت ملی ویا کارت ملی به تنهایی )
– چک بانکی به مبلغ الباقی ثمن معامله بنام خود تهیه وهمراه خود جهت ارایه به دفترخانه داشته باشد .
شما می توانید مبلغ چک مربوطه را پس از صدور گواهی عدم حضوری با مراجعه به بانک وجه چک مربوطه را دریافت نمایید و نیاز به نگهداری تا زمان دادگاه نیست
مدارک مورد نیاز فروشنده
شامل کلیه مدارکی می باشد که جهت تنظیم سند ضروری می باشد البته باید توجه داشته باشیم که مدارک لازم در املاک با کاربری های مختلف متفاوت است
مدارک برای املاک با کاربری مسکونی
– مدارک شناسایی ( شناسنامه وکارت ملی ویا کارت ملی به تنهایی )
– سند مالکیت
– قولنامه (رسمی یا عادی) ممضي به امضاء متعاملين
– بنچاق
– پایان کار
– مفاصا حساب دارایی
– مفاصا حساب نوسازی از شهرداری
– استعلام بند( ز) مبنی بر عدم بازداشت از اداره ثبت
توجه :
– مراد ازقولنامه عادی يا مدارك ابرازي ديگر،مكتوباتي است كه ضمن رعايت فرم ظاهري آن (قولنامه،بيع نامه،اجاره نامه،صلح نامه)از نظر ماهيتي،مطابق موازين قانوني تنظيم شده باشد.به عبارت ديگر مدرك ابرازي درصورتي كه با رعايت شرايط اساسي صحت معامله تنظيم گرديده باشد.قابليت استناد دارد، درغير اين صورت مستند قراردادن آن براي صدور گواهي انجام معامله فاقد توجيه قانوني است.چرا كه قولنامه تنظيمي كه توسط صغير،مجنون،سفي، ولي غيرامين و قيم غيرمجاز وسايراشخاص فاقد صلاحيت تنظيم گرديده،سنديت ندارد تا ازطرف سردفتر قابل ترتيب اثرباشد.هرچند دربند مذكور چنين اختياري به سردفتراعطا نگرديده است.
– تعهد طرفين به حضوردر دفتراسناد رسمي مشخص وروز معين مي بايد دقيقا” مورداشاره قرارگرفته باشد و درصورتي كه هريك ازدو مورد مذكور مشخصا”تعيين نگرديده باشد.مدرك ابرازي قابليت استناد جهت صدورگواهي عدم انجام معامله را نخواهد داشت.
به عنوان مثال چنان چه درقولنامه ابرازي،بانك مرتهن تعيين كننده دفترتنظيم كننده سند اعلام شده باشد و في الحال سوابق مربوطه به دفترطرف قرارداد بانك،جهت تنظيم سند احاله گرديد باشد،صدور گواهي انجام معامله از طرف دفتراسناد رسمي فاقد وجاهت قانوني است.
همچنين درحالتي كه روزتنظيم سند( موردتعهد طرفين درمبايعه نامه عادي )مصادف با روزتعطيل رسمي باشد،صدورگواهي عدم انجام معامله به تاريخ روزبعد ازتعطيل موکول میگردد
– صدورگواهي عدم انجام معامله منوط به تقديم درخواست كتبي ذينفع به دفتراسناد رسمي است.درخواست شفاهي ودرخواست از طرف غيرذينفع (اشخاص ذينفع مطابق ماده 59 قانون ثبت اسناد مصوب 12 جمادي الاول 1329 قمري )) كساني هستند كه درخود سند معامله راجع به فايده و نفع آنها چيزي نوشته شده باشد )) مانع موثر درصدورگواهي است.
– باتوجه به کلمه بلامانع در این بند (89) ، دفاتراسناد رسمي خود را ملزم به صدورگواهي انجام معامله ندانسته ،بلكه درصدور آن خودرا مخير میدانند.