دستگاه حضور و غیاب یک سیستم الکترونیکی است که در سازمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات برای ثبت و کنترل دقیق زمان ورود و خروج کارکنان و همچنین مدیریت مرخصی‌ها، تاخیرها، غیبت‌ها و اضافه کاری‌ها استفاده می‌شود. این دستگاه‌ها جایگزین روش‌های سنتی و دستی ثبت تردد شده‌اند و به افزایش دقت، کارایی و کاهش خطاهای انسانی در محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد کمک می‌کنند.
عملکرد کلی دستگاه حضور و غیاب
کارکنان هنگام ورود و خروج از محل کار، با استفاده از یکی از روش‌های شناسایی (که در ادامه توضیح داده می‌شود)، تردد خود را در دستگاه ثبت می‌کنند. اطلاعات ثبت شده به صورت خودکار در حافظه دستگاه ذخیره شده و سپس به نرم‌افزار حضور و غیاب منتقل می‌شود. این نرم‌افزار با تحلیل داده‌ها، گزارش‌های مختلفی از جمله ساعات کارکرد، تاخیر، تعجیل، مرخصی و غیبت هر کارمند را ارائه می‌دهد.
انواع دستگاه‌های حضور و غیاب بر اساس روش شناسایی:
* دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی (Biometric Fingerprint): از اسکن اثر انگشت برای شناسایی افراد استفاده می‌کند. این روش دقت بالایی دارد و از تقلب جلوگیری می‌کند.
* دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره (Facial Recognition): با اسکن و تشخیص ویژگی‌های چهره افراد، تردد آن‌ها را ثبت می‌کند. این روش بدون تماس است و بهداشتی‌تر است. برخی مدل‌ها قابلیت تشخیص چهره با ماسک را نیز دارند.
* دستگاه حضور غیاب کارتی (RFID/Proximity Card): از کارت RF ID برای شناسایی افراد استفاده می‌کند. هر کارمند یک کارت مخصوص دارد که با نزدیک کردن آن به دستگاه، ترددش ثبت می‌شود.
* دستگاه حضور غیاب رمزی (PIN/Password): هر کارمند یک رمز عبور اختصاصی دارد که هنگام ورود و خروج آن را وارد می‌کند. این روش امنیت کمتری نسبت به روش‌های بیومتریک دارد.
* دستگاه حضور غیاب تشخیص عنبیه (Iris Recognition): با اسکن الگوی عنبیه چشم افراد را شناسایی می‌کند. این روش دقت بسیار بالایی دارد اما هزینه آن معمولاً بیشتر است.
* دستگاه حضور غیاب تشخیص کف دست (Palm Vein/Palm Print): با اسکن الگوهای رگ‌های کف دست یا خطوط کف دست افراد را شناسایی می‌کند. روشی بهداشتی و امن است.
* دستگاه حضور غیاب پانچی (Punch Card): یک روش سنتی‌تر که در آن کارت‌های کاغذی در دستگاه قرار داده شده و زمان ورود و خروج بر روی آن چاپ می‌شود. امروزه کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
* دستگاه حضور غیاب آنلاین یا مبتنی بر ابر (Cloud-Based): تردد از طریق وب، اپلیکیشن موبایل یا دستگاه‌های تحت شبکه ثبت شده و اطلاعات در یک سرور ابری ذخیره می‌شود. این روش امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات را فراهم می‌کند.
* دستگاه حضور غیاب ترکیبی (Multi-Biometric/Hybrid): این دستگاه‌ها از چند روش شناسایی مختلف (مانند اثر انگشت و کارت، یا چهره و اثر انگشت) پشتیبانی می‌کنند و انعطاف‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهند.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب:
* افزایش دقت: ثبت دقیق زمان ورود و خروج و کاهش خطاهای انسانی.
* کاهش هزینه‌ها: جلوگیری از پرداخت اضافه کاری‌های غیرضروری و مدیریت بهتر منابع انسانی.
* افزایش بهره‌وری: نظارت دقیق بر ساعات کارکرد و افزایش انگیزه کارکنان.
* مدیریت آسان‌تر: سهولت در تهیه گزارش‌های حضور و غیاب و محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد.
* شفافیت: ایجاد شفافیت در ثبت تردد و جلوگیری از اختلافات احتمالی.
* امنیت بیشتر: در روش‌های بیومتریک، امکان تقلب و ثبت تردد توسط فرد دیگر کاهش می‌یابد.
* یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر: قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی.
* کنترل دسترسی: برخی دستگاه‌ها قابلیت کنترل دسترسی به مکان‌های خاص را نیز فراهم می‌کنند.
برند های دستگاه حضور و غیاب
* زدکی‌تکو (ZKTeco) , چین
* سوپریما (Suprema) , کره جنوبی
* ویردی (Virdi) , کره جنوبی
* هانیول (Honeywell) , ایالات متحده آمریکا
* اچ‌آی‌دی گلوبال (HID Global) , ایالات متحده آمریکا
* تایمی (Timmy) , ایران
* نانوتایم (NanoTime) , ایران
* زمان پرداز (Zaman Pardaz) , ایران
* بتا (Beta) , ایران
* مهندسی کسرا (Kasra Engineering) , ایران (هم تولید کننده و هم نماینده برندهای دیگر)
خرید دستگاه حضور و غیاب
قیمت دستگاه حضور و غیاب بستگی به : فناوری شناسایی، ظرفیت دستگاه، سرعت پردازش، کیفیت ساخت و برند، امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، نوع اتصال، صفحه نمایش، باتری پشتیبان، قابلیت‌های اضافی، ضد آب و گرد و غبار بودن، طراحی و ظاهر دستگاه، گارانتی و خدمات پس از فروش، هزینه نصب و راه‌اندازی و نوسانات ارزی دارد.